不在公司上班却要处理文书作业时，就一定得在家中的电脑上，安装微软 Office 系列软体吗？答案是你或许可以不用小题大作！除了与微软 Teams 协同工作的 Office 网页版以外，不要忘记 Google 文件也特别适合用来处理简易的文书处理情况，只要拥有 Google 帐号，二话不说打开网页就能使用，称得上是更加简便的 Office 替代方案。
大约在去年初左右，官方为 Google 文件、简报与试算表等应用程式，追加了所谓的「Office相容模式」，大幅改善微软 Office 格式档案在 Google 云端硬碟中的呈现与排版，由其是 Word 档案（doc、docx）的改进最为显著。只不过，虽然排版变得更好看了，但 Office 相容模式却有个最大缺点，那就是使用者无法对文件进行大幅度的修改（类似于唯独检视）。对此，我们如果要在 Google 云端硬碟中，透过 Google 文件等服务来编辑档案，就必须要先进行格式转换的动作。
开放Google文件共享，邀请协同编辑
虽然同事不在身边，但既然文书工作上了云端，那就绝对不能不提 Google 文件强大的协同编辑功能。只要拥有 Google 帐号，所有档案都可以开放给共同编辑者进行存取。当多人共同撰写一个档案时，最重要的自然是权限的管理，对此，Google 文件具备拥有者、编辑者、注解者与检视者四种身分，拥有档案的人可以依照每个人的工作需求开放权限，避免一份档案被多人共笔后变得杂乱无章。
追踪Googl文件版本记录，有谁修改一目了然
当一份文件有许多人共同编辑时，难免会出现操作失误或预期外的修改，使得编辑者必须回到旧版本档案重新来过。Google 文件在云端加持之下，拥有非常完善的档案恢复能力，任何人在任何时间点的任何操作，Google 文件都会自动记录、储存，而且还提供了能够手动记录某个时间点档案内容的「文件版本」功能。善用「文件版本」的管理技巧，不但可以避免编辑失误所造成的损失，追加备份方便日后下载，也能确定协作者究竟对文件做出了哪些改动，比起 Word 的追踪修订更加直觉且实用。
利用Dropbox档案请求功能，大量收取他人文件
与同事、同学间的工作交流，并不仅有编辑同一份文件如此简单，无论各种类型的档案交换工作，尤其是向他人「收取」资料时，通常以「分享」为出发点的 Google 服务就显得不敷使用。于是，我们将透过另一个云端硬碟服务 Dropbox 内建的档案请求功能，提供给他人一条不需登入就能上传档案的连结，借此收取工作上的必要文件。比起利用通讯软体聊天室对传，Dropbox 解决方案更具备隐私性和安全性，也能有条有理管理他人提交的各种档案，提高工作效率。