疫情当前，远距办公成为热门话题！办公通讯工具百百种，哪一款才是王道？

在 2020 年初悄然而至的 COVID-19 肺炎疫情，至今仍旧持续延烧至全球各地，台湾虽说防疫政策得当，相较于其他国家算是比较不严重，但却也不能掉以轻心，尤其对于中大型企业来说，为了避免员工集中于办公室内可能带来群聚感染的风险，已经有不少企业超前布署，展开 WFH 居家远距工作的模式。

但为了维持企业的正常运作，以及员工在家上班的效率，一套可靠的「远距办公通讯工具」绝对是不可少的，而目前市面上也已经有不少工具可以选择，但对于企业来说，究竟该选择哪一款才能真正符合需求，可就是一件让人伤脑筋的事情了！

为了协助企业解决当下疫情所衍生出员工居家远端工作的问题，在接下来的文章中，我们也将为大家详细分析一下，在选择办公通讯工具时，应该要注意哪些重点功能，目前市面上的常见工具中，各自拥有哪些优缺点，告诉大家究竟哪一款工具才是最适合您的企业的选择！

▲ 因为疫情的影响，已经有不少企业展开居家远距工作模式，您的企业做好准备了吗？

远距办公通讯工具，需要考量哪些重点？

市面上的通讯工具百百种，但并非每一种都适合用在企业沟通的需求，当然，市面上已有不少面向企业需求的团队沟通工具，但能也各有不同，但在选择时，到底哪些功能会是企业需要考量的重点呢？接下来笔者就来为大家简单分析整理五个重点！

1.沟通分流效率更高：企业内的工作沟通需求，通常会针对部门或是专案来进行，也因此每一位员工可能都有各自不同参与的讨论，也因此会需要有效率的沟通分流机制，让员工可以轻松掌握不同类型的资讯，让沟通更有效率！
2.可方便回溯讨论历史：考量到专案进行期间较长，时程可从数月甚至数年不等，除了专案当下的沟通，讨论内容需要被长时间备存，也需要更方便的查询机制，以方便专案成员掌握专案沟通的状况。
3.具备资料共享、协作功能：除了公司员工的沟通，办公通讯工具也需要具备资料共享与协作的功能，让员工可以透过单一平台掌握专案相关的档案，并能与其他员工进行线上协作。
4.具备语音通讯、视讯会议功能：除了文字沟通，员工在进行远距会议时，透过语音或视讯方式进行线上会议也会是相当必要的功能，也能提升沟通的效率。
5.考量安全性：对于企业来说，无论是部门或是专案沟通，都有可能涉及敏感的机密资讯，所以在选择办公通讯工具时，也需要考量相关资讯存取的安全性，以避免重要资讯外流，造成企业损失！

常见远距办公通讯工具，该选哪一种？

LINE

以目前最多人使用的 LINE 来说，虽说使用上完全免费，且通讯功能相当完备，也具备档案分享、投票、多人通话/视讯通话…等功能，但因为 LINE 并非专为企业用户所打造且使用者众，因此很容易会让员工在使用时，同时受到私人讯息的干扰，再加上 LINE 上分享的档案有一定的时效性，以及对话记录经常因为切换不同装置而难以回溯，这些问题都会造成专案团队在使用上的困扰。

▲ LINE 虽然是一款免费且易于使用的即时通讯软体，但不易于区别公私讯息，且讯息记录的保存与搜寻不易，档案分享也有时间限制，对于企业来说，安全性与管理也都是一大问题。

除此之外，安全性问题也是企业在使用 LINE 作为沟通工具时的一大隐忧，由于用户无权管理 LINE 伺服器上与自己相关的数据，企业隐私的资讯与档案透过 LINE 传输，可能会有相当大的资安风险，因此无法成为可靠的企业办公工具。

Slack

说到面向企业沟通、协作的工具，Slack 可说是其中发迹最早、最具知名度的一个平台，可依据不同专案设置独立的讨论频道，让使用者即时沟通、搜寻过去讨论过的内容重点、公开专案的资料与进度，并能指派任务，功能相当完整，且介面设计简洁易懂。

▲ 风行欧美的 Slack 是发迹相当早的企业沟通协作工具，但由于不支援中文，在台湾使用的企业并不多。

但对台湾使用者来说，Slack 最大的缺点就是不支援中文介面，对于使用者不友善，让企业在导入时可能会花费更多的时间成本。

Microsoft Teams

Teams 是微软近几年力推的团队沟通平台，提供了完整的多人通话或视讯会议功能，也能在会议中分享简报、档案，并能整合常见的云端工具像是 Trello、Evernote，同时也与微软自家的 Office 有著较好的整合度，可进行多人线上编辑文件。不过 Teams 的完整功能绑定了 Office 365 商务进阶版以上的版本，单人授权要价新台币 4,000 元以上，以 25 人的中型企业来说，就需要花费超过新台币 10 万以上，对于企业来说也是不小的负担，但相对的，使用者也能同时获得其他 Office 应用程式的功能，以及 OneDrive 云端储存服务。

▲ 与微软 Office 紧密整合的 Teams 功能十分完整，但要导入的成本较高，并非是所有企业都能负担。

Jandi

前面提到的 Slack 拥有许多企业沟通、协作的功能优势，但唯独不支援中文对于台湾用户较不友善，也因此后来在市场上出现的 Jandi 就被喻为是「中文版的 Slack」，功能上基本与 Slack 相同，可在让不同团队建立独立的讨论平台、议题频道，同样也具备专案沟通分流的机制，而讯息中也能分享档案，不过有限制单一团队平台 5GB 的容量上限。

▲ Jandi 被喻为是中文版本的 Slack，功能也十分完整，但同样导入的价格不低。

除此之外，Jandi 也可以与第三方应用整合，像是云端储存服务如 Google 云端硬碟、Dropbox，行事历如 Google 日历，以及任务管理平台 Trello，企业也能选择像是 Amazon Web Services 作为资料储存中心，或是其他私有云。在使用成本方面，Jandi 也是付费订阅制的服务，以 25 人的中型企业为例，Premium 版的一年费用约为新台币 45,000 元，而高阶的 Enterprise 版一年费用则为新台币 78,000 元。

上述的几项工具可说是各有所长，但面向企业需求，却仍旧有不少难以忽视的缺点，所以企业用户在决定远距办公、专案协作工具时，只能选择「将就一下」了吗？答案当然是「NO」，更完美的解决方案，就是「TP 办公通」，到底这款工具有哪些过人之处呢？接下来的介绍就让我们继续看下去！

完美结合即时通讯与专案管理的协作工具：TP 办公通

▲ TP 办公通是专为中文使用者量身打造的企业私有云办公平台，集结了即时讯息、档案分享与专案管理…等功能。

「TP 办公通」是一款专为企业而生的专案沟通工具，同时具备「沟通」与「专案协作」的功能特色。除了基本的文字讯息之外，更内建网路电话功能，也能整合 Zoom 平台进行视讯会议，而且相关沟通的内容也都能完整保留历史记录，有助于主管与员工了解专案进行的脉络。
▲ TP 办公通除了单纯提供即时通讯功能，也具备完整的专案管理与任务进度追踪功能。

另外在专案协作方面，TP 办公通可以透过专案建置与参与人员配置，完整掌握专案进行的进度，并可提供资料共享功能，而且 TP 办公通对于企业来说最有保障的就是采「私有云」架构，企业可以透过自有伺服器存储资料，不用担心机密外流的问题。

▲ TP 办公通主打的六大特色，每一项都是考量企业需求所打造的，除了使用者体验，更符合企业追求安全性与易于管理的需求。

除此之外，TP 办公通也提供台湾在地服务，并提供中文客服资源，企业使用时需要咨询或技术支援都不用担心会有语言的隔阂。

TP 办公通特色抢先看

• 资讯安全：私有云架构，资料不外流
• 沟通便利：文字讯息、网路电话(SIP)、视讯会议都可行 (视讯需要另外加购 zoom 方案)
• 专案协作：即时分享进度，掌握工作状态
• 历史纪录：保留完整历史纪录，交接不漏接
• 在地服务：台湾的在地服务，中文沟通没问题
• 免费试用：现在申请即享免费试用 6 个月，申请表单请参考这个连结

TP 办公通功能快速导览

▲ TP 办公通本身区分伺服器端与用户端两种应用版本，透过一般的电脑或是伺服器即可轻松完成布署，也有功能十分完备的网页管理后台，可提供企业完成组织成员、资料使用量、安全管理与服务状态监控…等功能。

▲ 在初次使用 TP 办公通时，可透过组织管理为公司建置部门与员工使用帐号，且能快速进行帐号权限的设定，若员工离职，也能快速解除使用权限。

▲ TP 办公通的用户端应用的操作介面采用便于呈现大量资料的横式分页设计，非常简单易上手。

▲ 在 TP 办公通中，使用者所有的讨论都可以在「讯息」分页中查看，每一个讨论群组都有独立的对话、任务、文件、笔记与动态…分页，可以查看与群组相关的专案或是部门的相关工作资讯。

▲ 在「任务」分页中也可以看到群组的专案进度，并可查看到派发任务的负责人与完成进度状态，方便掌握专案进行的时程。

▲ 与专案相关的档案，大家也可上传至公司内部的 TP 办公通伺服器端，并于「文件」中共同协作管理相关档案。

▲ 为了方便专案资讯的交流，TP 办公通也提供了群组共享的「笔记」功能，可将专案相关的资讯集中汇整。

▲ 另外在群组的「动态」功能，可以查看到成员们的活动记录，包括档案的上传、派发任务与新增笔记…等，员工们有没有依照任务分配处理工作，也都可以透过纪录一目了然哦！

▲ 在「专案」分页中，我们也可以看到目前与自己相关的专案或部门讨论群组。

▲ 透过仪表板，我们可以查询自己负责或参与的任务目前完成进度的状况。

▲ TP 办公通除了群组沟通、一对一沟通之外，也能提供企业针对特定员工、部门或是全部员工进行「广播」发讯，有助于企业布达公司中的重要资讯。

▲ TP 办公通也内建了投票功能，可用在开会时投票表决，或是调查公司特定活动的调查需求。

总结：面对未知局势，超前布署远距办公解决方案已成必然！

目前肺炎的疫情还未明朗，对于企业的冲击，目前也还无法预估到底何时会结束，对于企业来说，为了配合防疫，远距办公已成为无可忽视解决方案。但对于中小企业来说，在有限的资源之下，如何选择适合的远距办公工具，更是当务之急。

考量上述的问题，采私有云架构的「TP 办公通」会是企业当下的最佳选择，除了兼具沟通与专案协作功能，更能提供企业更完整的后台设定功能，并能整合企业内部的伺服器资源，兼顾机密资料的防护。除此之外，因为 TP 办公通采用传统应用程式的部署方式，而非需要透过网际网路的 SaaS 方式，因此在没有外网的情况下，企业内的员工也能正常读取已存在电脑上的资料，也更能顾及企业所在意的稳定性问题。

▲ 目前 TP 办公通也提供了企业申请免费 6 个月试用的服务，活动只到 8 月底，别忘了把握机会哦！

在价格方案方面，TP 办公通也提供 10 位成员、10 个专案上限的免费版方案，另外针对中小企业也有一年 25 人不限专案数的企业版本，价格为新台币 25,000 元，若有其他人数需求，请联系 TP 办公通。相较于其他同类型服务， TP 办公通的价格可说是相当实惠，而目前 TP 办公通也提供了免费申请试用 6 个月的服务，对于有意超前布署远距办公解决方案的企业来说，现在也是非常好的「进场」时机哦！

*TP 办公通免费试用 6 个月活动进行中，申请表单请参考这个连结