創業的過程，基本上就是要｢在有限的資源裡面創造無限的可能｣。用更通俗的話來說，就是｢要化腐朽為神奇｣。好萊塢的說法是”Mission Impossible”。我們這裡想要分享過去一年，IT科技對我們的幫助，以及我們自己發現的一些好用的小訣竅。我不是專家，更確切的說法是半桶水。所以分享的資訊假如有錯誤，請多多包涵，並請跟我們說一下，讓我們也可以一起進步。

   

 

1. 公司網域名稱的email帳號

因為個人的理由，我從以前就很討厭收到名片，看到對方的email帳號是 gmail、hotmail、或者是 hinet.net，我的直覺是，對方連做生意基本的投資都沒有去做，太沒有誠意了，很不專業，是不是詐騙集團啊? 譬如說，拿到一張名片，上面是 [email protected]，跟 [email protected]比起來，感覺差很多吧，有公司名稱的 email帳號看起來就是比較專業。不過呢，當我們成立公司，要去申請有公司網域名稱 (domain name) 的 email 帳號時，確實有點肉痛的感覺，因為真的不便宜，而且一個 email帳號就要付一次錢耶，有點懂以前碰到的那些創業的前輩，為什麼要用 gmail 或是 hotmail來當公司的 email了。還好，後來有好朋友跟我們說，Google大神很好心的提供了虛擬的 email服務。只要我們公司有申請網域名稱，就可以用那個網域名稱，在 gmail的服務下面，使用自己的網域名稱，註冊自己的 email帳號。譬如說，我們假如註冊了一個 www.mycompany.com.tw 的網域名稱，就可以在 gmail的服務下面，申請我們的 email成為 [email protected]。真的很酷，而且免費耶。寫這篇文章的時候，我又到 Google查了一下，發現 Google現在把這個服務事業化，做的更簡單明瞭了。10個帳戶以下，可以用 Google Apps，免費的。10個帳戶以上，可以使用 Google Apps for Business，收費也不貴，大約是每月每個帳戶 $5美元或是每年每個帳戶 $50美元。兩個服務的差別，可以看這裡。

我們現在就是用 Google Apps 的 Gmail來當我們的 email server。出差時，可以 access web mail，可以在手機上收發 email，也可以把 email download 到 outlook來處理。重點是，email的網域名稱不是 gmail，是我們公司申請的網域名稱，而且因為我們還沒有用超過 10個帳號，所以現在還是免費喔。

Google Apps畫面(免費)

 

 

Google Apps for Business畫面 (要收費)

 

Google Apps vs Google Apps for Business

   

 

2. 公司內部的文件分享

一群人一起工作時，免不了需要分享文件，照片，檔案等。有時候甚至需要一起在某個文件檔案上一起工作，譬如說一起做一個 presentation的 PowerPoint檔案，或者是一起在 Excel檔案上面，把 project managemen t的進度與碰到的困難填上去。

買一個 File server或是 NAS裝在辦公室裡面，讓大家可以互相分享檔案，成本比較高。以前工作過的公司都是這樣做。假如為了省錢，用USB大拇哥把檔案傳來傳去又太累太麻煩。這個時候，我們發現 Dropbox可以某種程度的解決我們的問題。

 

Dropbox是一個很好用的平台，適合跨平台分享檔案與文件。基本上他的設計是自己跟自己分享檔案，跨桌上型電腦、筆記型電腦、手機、平板電腦、公司電腦等平台。不過，我們發現，他也允許使用者之間分享檔案，像是跟朋友家人分享照片什麼的，所以我們就把它拿來當公司的文件檔案分享平台，或者說是公司內部的 public server。重點是，不用錢。使用起來相當好用。速度非常快，頻寬也很夠，所以不太會有 lag的感覺。存取大型檔案，也不用等很久。另外一個好處，他會自動幫忙備份，所以假如不小心把某個檔案的舊的版本弄掉了或覆蓋了，Dropbox可以很輕鬆的幫你找到之前的版本。這個功能真的很強大，救了我好幾次。

不過，Dropbox畢竟不是設計給企業拿來做檔案分享的。他最大的限制是，分享的空間只有2GB。我們用了一陣子後，放在 Dropbox的檔案一下子就超過 2GB，我們本來以為，可以簡單的升級，付個小錢就好。Dropbox官網說，50GB每個人每個月只要 $9.99美元。我們去問過，這個價錢升級的空間，是沒有辦法讓使用者彼此間分享檔案的。檔案分享的空間，在升級後，還是 2GB而已。假如想要擴充分享的空間，就要買Dropbox for Teams，就變貴很多。$795美元一年，可以有350GB分享的空間，5個使用者。每增加 1個使用者要$125美元一年。這遠遠超出我們的預算和期待。所以我們只能先把不需要用到的檔案、影片檔，都先備份下來後，從Dropbox 裡面刪除。

 Dropbox付費升級畫面

   

 

Dropbox for Teams畫面

   

 

 

最近發現Google有推出一個新產品在 Google Apps for Business (免費版也有)。這個產品叫做 Google協作平台，是Google新的產品。我們也正在研究中，看起來好像很好用，等我們人多一點，或是要分享的檔案多一下，也許可以拿來取代Dropbox。看起來協作平台很像是佈告欄、企業內部網站一樣，用網站的形式公佈消息、放置文件和圖片等等。

 Google 協作平台畫面

   

 

3. 共同文件創作

Google有一個產品，很好用，叫做 Google文件。這也是免費的。Google參考(模仿) Microsoft的 Office，也開發了一系列的 Google文件的軟體，不需要裝任何軟體，使用起來，跟 Microsoft的 Word、Excel、PowerPoint類似，只是 Google文件都是放在雲端，所以在任何的平台都可以叫出來編輯。假如有分享出來的話，同事彼此之間也都可以一起在一份文件上共同工作，而且不會有衝突，因為所有的修改更新都是即時的，不會像在公司內部的 public server，假如多人一起編輯一份檔案，存檔時，可會跑出好幾個檔案，彼此衝突。不過，因為 Google文件存取都是在雲端，所以對於鍵盤滑鼠的反應速度都比較慢一點。

 Google文件

 

 

 

Google最近又出了一個新商品，叫做 Google Cloud Connect for Microsoft Office。我們剛剛開始研究，看起來應該跟 Google文件是一樣的意思，不過是給不想換掉 Microsoft Office的使用者，但是又有分享的需求的。有些人的舊的文件都是在 Microsoft Office下面，假如要用 Google文件才能分享，那就真的很麻煩了，難不成要一份一份的轉檔到 Google文件下面? 所以，這個新商品，Google Cloud Connect for Microsoft Office還蠻有道理的。

Google Cloud Connect for Microsoft Office

   

 

4. 善用智慧型手機與/或平板電腦

創業的時候，最大的問題就是事情太多，人手太少。所以，好像永遠都不能下班。家裡的老婆/老公/小孩，好像永遠等不到我們回家。還好，我們可以使用家裡已經有的智慧型手機與/或平板電腦，來幫助創業者早一點下班。

Email、Skype、MSN，都是智慧型手機跟平板電腦的基本配備。有了他們，基本上有沒有在辦公室都可以知道最新發生的狀況，馬上處理。另外，很多的 app可以幫助創業者記錄下突然想到的點子，待辦事項，甚至把瞬間的想法錄音或錄影下來，以便事後整理跟執行。有些 app會提醒我們，時間到了要處理某一件事，或睡覺前整理 to-do清單，可以讓第二天的工作更有效率。因為智慧型手機與平板電腦的好幫手的特質，我可以很安心的早早下班，跟家人有頓愉快的晚餐，等到小孩睡覺了，再來處理沒處理完的事情。家庭跟創業都有兼顧到。

智慧型手機

   

 平板電腦

   

當然，我覺得最好的方法，還是要相信，世界沒有你還是會轉的很好，創業工作不會因為你回家跟家人吃飯，陪小孩做功課而毀壞。手機跟電腦是幫助我們兼顧家庭跟工作，不是讓我們更瘋狂的工作。

 

 我們很大膽的，很厚臉皮的，把過去一年多，使用IT技術幫助我們的經驗，在這裡分享出來。我們不是專家，但是我們有累積出一些心得，而且發現善用(免費的)IT技術，對於創業幫助真的很大。我們不是專家，但是我們的分享假如對任何人有一點幫助，那就是我們最快樂的一件事。