[理財]Excel記帳心得♥我在經營一間叫「人生」的公司
難得寫一篇主題很正經的文,常常寫了一堆卻又刪掉,反反覆覆就這樣過了兩年,可見我有多不正經Orz
寫這篇的目的是想告訴大家,在持續記帳八年之後,得到的心得是什麼?
怎麼能這麼有毅力,持續做一件看似很無聊的事情將近三千個日子呢~~~
記帳的啟發
正常情況來說,記帳最初的目的是想要存錢或控制自己不要花太多錢,然而好不容易開始了,
卻因為純粹記帳實在太枯燥乏味,習慣還沒養成就想放棄。
我從記帳的方向出發,到後來衍伸成記錄生活的一切人事時地物,
內容不侷限在金錢,加入了寫日記、飲食紀錄、消費心得、待辦事項等,
只要老闆(我本人)想知道的,通通都記下來,再適時彙總做報表跟老闆報告。
人生的旅途很長,無論是美好回憶或是需要思考的事情,時間一久就會忘記,
在這個世界活了這麼多年,卻只依稀記得印象深刻的事情,其他都不記得,真的很可惜。
如果都能記下來,而且好好利用,我們就可以得意地說這輩子沒白活惹~
消費方面,現在的產品種類太多,品牌也很多,花很多時間選擇真的非常累,
透過記錄也能避免重蹈覆轍,有意識的消費,省下很多冤枉錢跟時間。
在記帳的同時也創造許多對自己很有價值的資料,
當你願意敞開心房誠實面對自己,調整心態跟行為,就會想要持續記錄下去,你的目標自然水到渠成。
有時人生會遇到困境,去看看那為自己做的紀錄,說不定你會在裡面找到答案。
一開始執行因為還不熟悉,常常要花很多時間回想這幾天做了、買了什麼;
執行久了就會熟練到跟呼吸一樣自然,幾秒鐘就可以完成記錄。
養成習慣去記得生活中發生的事情,進而思考這些資料還能為我做什麼,跟自己對話,會有所成長。
我常常會回去看幾年累積下來的紀錄,搭配隨手拍的照片,記憶會一一浮現。
看似一成不變的生活,你會發現原來做了很多事,滿滿的成就感會把你淹沒。
用Excel記帳
我用過筆記本記帳,但因為沒有系統性、修改資料不易、按計算機加總很痛苦,所以很難維持長久。
2011年開始用Excel記帳,Excel功力一直進步,一開始只會寫等於加減乘除,最陽春的公式,
因為記帳需求,找了很多公式來用,工作上做報告也會用到這些公式,一舉兩得。
用Excel的好處很多,你可以隨心所欲的修改、搜尋、篩選資料,拉樞紐做報表也行,
用起來會比紙本記錄更有效率,而且不用收納,不用斷捨離又很環保,
每一年一個檔案,容量頂多隻佔1MB,比手機拍的一張照片還小。
控制狂如我在Excel檔案裡製作了很多種記錄表,月表、總表、銀行表、投資表、計畫表、信用卡帳單表、學貸表、年度分析表等等,
不過會說明的只有月表、總表跟計畫表,因為當你把這些表弄起來之後,你就會自動自發想做其他表,屆時也不用我多說了。
記帳的邏輯是這樣,分類、紀錄、結帳、彙總表、分析數據。
把主題拆成各個表頭,以時間劃分,單位為天、月、年。
每天記錄資料,月底加總一次,年底編總表計算總額、平均值、百分比。
月表
以月份劃分,總共12張,紀錄手持金的增減,是建立資料庫及記帳的根本。
所有資料都是從這裡獲得,因此寫得越詳細,日後無論是要回憶過去還是查詢資料,就會越方便。
不過也要勸大家適時地放寬心,別自我要求到一毫不差,會很痛苦的。
長度沒有限制,要幾行就寫幾行,只在每天的最後一行畫粗下底線。據我經驗,每個月會寫一到兩百行。
一開始還沒養成記帳習慣,常常會漏記,
所以收據、發票、帳單這些都要收好,也可以使用手機的備忘錄功能輔助,順便培養整理這些煩人文件的能力。
表頭我使用了Date/ Diary/ non-cash/ Category/ Details/ Dec/ Inc/ Total/ Bal/ Breakfast/ Lunch/ Dinner:
Date:有幾行就寫幾個,方便篩選時使用。
Diary:寫日記的地方,記錄每天發生的人事時地物,內容不限,只要確保之後回來看,腦海可以浮現畫面就行了。
如果真的有很多心內威要說,我會另外寫在筆記本或打在word裡。
non-cash:非現金交易時使用,信用卡、匯款、虛擬支付等。比如上圖的例子,元大卡費設定中信帳戶自動扣款,
就在non-cash的位置填上中信,搭配調節項使用。
Category:記帳的分類,看個人消費習慣設立,注意每種類別定義要明確。
主要可以分成三個方向:
*生活花費 :以單月來看,金額不大的生活花用,如交通、餐、娛樂、生活用品等。
*固定開銷 :左手拿到薪水,右手就要交出去的固定金額,如孝親費、貸款等。
*其他大筆花費:以整年度來看,單筆金額較高的花費,如補習費、旅費、稅、保險等。
我設立的類別會在總表出現,其中要特別說明的有幾個類別:
*調節項:這是用來記錄非現金收付設立的類別,跟non-cash放相反位置,不然會跟手持金對不起來。
*盤盈/盤損:有學過會計的人對它們應該不陌生,沒錯~我把它拿來用XD有時候記帳真的莫名會多或少幾塊錢,
再不然就是真的想不起來到底把錢花到哪裡。這兩項類別是逃避現實用的,金額越少越好,畢竟終究得面對現實。
*代刷/借還:即為字面上的意思。有時候聚會刷信用卡後跟大家收現、朋友忘了帶錢、跟別人借錢等情況使用。
Details:是輔助Category的類別,即為細項說明,比如店名、地點、品牌、活動、數量、心得之類,
寫得越詳細,對於日後查詢就會非常好用。
Dec/ Inc:是記錄手持金的增加跟減少,不是收入與費用喔!比如把手邊的錢拿去銀行存要放Dec而非Inc。
Total:即為每天Dec/ Inc的加總,我固定把Dec金額放上面,Inc金額放下面並用紅色表示,加總公式用SUM即可。
Bal:手持金餘額(Balance),加減Total後的金額,而且必須要跟你手邊的錢對應得起來纔行,不然就得要記錄盤盈/盤損了。
Breakfast/ Lunch/ Dinner:三餐的飲食記錄,把所有喫喫喝喝都記下來。想減肥的人,你可以把熱量跟每天的體重體脂也寫進去。
總表
由上往下看:
*天數,給B區塊計算用,記到幾號就寫幾天。
*總收入Rev-總費用Texp=儲蓄Save
*總收入Rev=主要收入+其他收入
*總費用Texp =Exp1+Exp2+Exp3
*期初/期末,月初月底的手持金
*帳戶有兩行,分別為從銀行戶頭領錢跟存錢。可以提醒自己,如果提領過多是不是因為花太多錢。
*以單月來看,總收入與各項費用的百分比
A區塊:月表資料的類別總和,套用大量的SUMIF公式。在月表圖片舉例的12月1~3號資料,已經自動加總過來總表。
B、C區塊:分為實際跟計畫的年度加總、以30天來看的平均數、百分比。
第一年做的時候不知道計畫值要放多少,就把認為應該要花多少放上去,
年底回顧時你會發現,怎麼額外花這麼多錢!沒有記錄真的不會知道這些鬼從哪裡生出來的。
另外說明:
*調節項:只是用來調整手持金的類別,不會出現在總表。
*盤盈/盤損:盤盈若算進收入(Rev),會影響判斷實際上賺到的錢,所以純粹記錄,不算進收入,跟會計學的定義不同;
盤損會算進Exp1,因為實際上有花掉,只是不知道花到哪裡。
*代刷/借還:不計入收入(Rev)、費用(TExp),只是手持金的增減。
計畫表
說完收入、費用的部分,接著要進入財產紀錄的部分。
計畫表分成三個部分:
*銀行資料:每到月底我都會檢查我的銀行戶頭有多少錢,以什麼形式待在銀行,跟手持金加起來就是自己的總財產。
*財產分類:光記錄總財產是不夠的!必須要定義清楚財產類別才會明白自己要拚什麼。
這裡劃分成備用金、已投資、儲蓄、投資基金、流動現金,扣除負債跟計畫支出後,得到凈資產。
圖中資產有96萬,眼看就要存到一桶金了,但定義名目之後發現,儲蓄率居然不到一半!
而且總資產扣掉負債跟計畫支出,也不過66萬,實際上距離一桶金超遠!
*Note:備忘錄和待辦事項,如繳卡費、保險扣款,手機合約等。
看到這裡的大家,我要真誠地謝謝你們的耐心XDD
我發現用Excel記錄資料不難,可是要把每個步驟一一寫成文字難度好高啊!
每個人心中都有一間人生公司,我透過Excel記錄來經營,目前經營的還不錯,收入來源是滿滿的成就感和看見自己的成長。
如果你喜歡我提出的方案,歡迎來信跟我索取檔案,或是動手設計一套專屬自己的經營方式。
祝福大家都能順利養成記錄的習慣,好好經營自己的美好人生:D
感謝收看♥
喜歡文章請幫我按讚&分享唷
來逛逛
*延伸閱讀*
義大利冒險旅程看這邊兒
[義大利]行程導覽♥威尼斯、佛羅倫斯、比薩、Orvieto、Civita di Bagnoregio、羅馬、龐貝、蘇連多、阿爾瑪菲海岸、薩萊諾、馬特拉、米蘭
皮卡丘特輯看這邊兒
[日本橫濱]行前攻略♥2017皮卡丘大量發生中
菲律賓宿霧迷你團系列看這邊兒
[菲律賓宿霧]行程導覽♥奧蘭哥島、那魯蘇安一島一飯店、資生堂島、Kawasan瀑布、墨寶浮潛、歐斯陸鯨鯊
日本北陸放空跟團系列看這邊兒
[日本北陸]放空行旅遊日記♥妻籠宿、馬籠宿、惠那峽、熱田神宮、免稅店(BLANCHE BLANCH泡泡麪膜)
日本東京自助行系列看這邊兒
[日本東京]自助行旅遊日記♥上野、秋葉原、六本木、Caretta
[日本東京]自助行旅遊日記♥國營昭和公園、東京鐵塔、臺場、大江戶物語
[日本東京]住宿心得&教學♥大江戶溫泉物語、東陽町相鐵飯店、日本橋三越微笑飯店
東京迪士尼系列文章看這邊兒
[日本東京]玩樂日記♥Disney Land& Sea快速導覽(行程/遊行/表演)
[日本東京]玩樂日記♥Disney Land& Sea快速導覽(設施)