[前言]

還記得第一天到公司報到時的心情嗎

有個好朋友昨天第一天到新公司 莫名的緊張到不行

跟我說他看了我的部落格，覺得何止職場便當是險學....訂餐廳還有一大堆哩哩雜雜的都是xdd

 

這樣一說才發現我都沒有打一些秘書最常做的各種雜事跟心得

心血來潮整理一番

 

[正文]

 

還沒當過秘書之前，我會上ptt的career lady 或salary版搜尋關於秘書的心得文

但是相關文章少到不行

就只有幾篇是有人會問說：需要配備智慧型手機嗎 

看....這都多久前的文了....

現在早就人手一隻

 

我離職前都跟同事亂開玩笑說，我這工作其實都可以外包

40%翻譯

30%辦活動

20%訂飯店

10%老闆本人的事

 

差不多除了老闆本人的事情外，我覺得我就是一個打字機和一位外包旅行社小姐的概念

跟飯店業務殺價求情，跟廠商裝可憐，跟同事咒罵的機器

 

以下就是要來簡單介紹我在當小秘書時做過的行政雜工和各種Meimei尬尬

歡迎大家OVER MY DEAD BODY

看看我的簡單偷吃步能不能幫到你們~

 

 

一、翻譯/會議記錄

秘書最常做的事情就是keyyyyyyy in & typppppping ~

通常新人剛到陌生公司、陌生產業時都會一個頭兩個大 

因為會有非常多產業專門用語＆公司內部習慣的簡稱

跟我們平常想像的翻譯又有所不同，商用英文再加上產業用字怎麼翻怎麼卡

關於打會議記錄也是痛苦，第一次看前人的紀錄完全霧煞煞

尤其新人剛報到的時候，光是認得上台報告的人誰是誰就很複雜了

我記得我第一次要做會議記錄的會議參加的人約莫20個，開了一整天下來頭痛到爆炸....

認臉也認到快吐

 

我的前人當時已經完全抽離了，所以我也沒有可以任意諮詢的對象

膽子又小不敢一直煩可以問的主管，只問個一兩次聽不懂的地方，就怕打擾到對方工作

然後就傻傻直接寄給老闆請他幫我檢查，不知道是膽大還蠢。

 

我們公司HR後來超貼心的，整理了公司各部門的專用字，還有產業用字

變成一個新人參考的萬用辭典！

你所不懂的一切在線上都有一個輔助新人on board的公司手冊

應有盡有，非常sweet!

 

因為你知道的，新人剛到總是很多問題，但又不好意思一直不斷不斷地去問，同時也怕是自己蠢看不懂

會處於一個自己一個人在那邊兩難跟尷尬

且沒人知道的痛苦狀態

 

1.那如果沒有這麼好用的萬用辭典怎麼辦啊？

在交接的時候盡量問清楚，只要看到不會的字就問。

通常正常的英文都看得懂的話，不會的字應該就是一些業界或者公司內部用字

舉例，我們之前有個老闆寫email很常會寫SJ，請問SJ是什麼？ 

Super Junior。

NONONO!

是一個中文的拼音簡寫，但要保護隱私所以又不講正解了哈哈。

總之就是他把「睡覺」、「水珠」這種字直接寫英文簡寫。 

 

所以像是Biba他就會寫成BB....

 

 

2.翻譯的時候常常每個字都懂，但要整句翻就是翻不順，怎麼辦？

換個句型，換你自己的話去說！不用拘泥在這個英文的句型上面

因為英文句型結構跟中文差很多，如果硬是照字面直譯反而很生硬

保持原意，直接轉換成你懂得意思翻。

反正你又不是翻譯原著小說要尊重作者

你看你是翻譯給老闆看還是翻譯了要做什麼用的

最重要就是讓你老闆看得懂！ 

適時的針對收看觀眾的需求，做調整，不需要為難到自己 

但是不要把意思改到前後不通，連老闆都看不懂.....

 

反之，如果整句都懂，只差一個字看不懂咧？

根據前後文判斷一下這個字的重要性，如果沒有很重要其實可以直接翻譯句意

如果可能很重要，請盡力查出他的意思！

我有很多次遇到這種基歪字先生的機會，每次怎麼查就是查不到適合他的意思

最快的方式其實是去問厲害的主管最快！

所以在翻譯這塊，我最最最誠心的建議就是：趕快跟大家變熟，這樣遇到問題直接問最快囉

 

尤其當秘書常常老闆會找你就是立即需要答案了

不太能夠有太多緩衝時間在那邊摳摳淡～ 所以我到中期之後腦中就會建立一個廣大的網絡

 

當老闆使出他最愛的沒頭沒尾與天外飛來一筆說：

「Biba幫我找一個檔案在上次跟大老闆開會時講到的，我忘記在哪了」

「Biba這封信幫翻，我現在要回覆」

「Biba你去找一下XXX資料，我現在要用」

我就會立刻連結到相關知道答案的人員，一被下命令後就立刻同步作業

先迅速瞭解聖意後

立刻線上敲被我腦中網絡媒合到的同事，請他幫忙解救我，然後自己再同步找。

滿廢的，但是我自己的經驗是：又快又好用XD

此為幫助菜鳥秘書的最速解。

 

3.要開會了，我要做什麼？

a.跟老闆確定清楚時間地點後

b.根據會議人數判斷適合在多大的會議室（看每個公司情況，我們就是要線上去搶會議室）

c.如果不是例行會議的話，務必要記得準備agenda(參考以前的或者跟老闆敲定)，這樣大家才知道開會的時程跟內容

d.時間地點內容都確定了，請發會議通知給相關人員

e.針對會議的時間長短準備茶點（有過中午就要訂午餐，一整天的話我們公司還要訂下午茶）

f.會議設備set up

g.會議記錄

 

4.會議從早開到晚，我會議記錄打上百頁，怎麼整理啊？

會議記錄這塊因為沒人教過我，我是自己摸索的啦！

不一定正確，純粹參考唷！

根據我的經驗我覺得打的落落長沒啥用處，老實講會看得人有誰？

請記清楚老闆交待的任務、重點、還有負責的人跟完成的期限。

總之就是人、事情、時間這三個最重要，畢竟會議紀錄是用來追蹤進度的～

我自己的作法是：

a.請所有報告的人把當天的報告傳到一個固定的資料夾中

(方便管理，資料保存＆查詢。）

b.因為會議報告內容大家都有做成簡報，也都上傳到你給的資料夾中了，就不需再去紀錄簡報上的東西

   直接紀錄針對這些簡報大家提的議題、問題等等所要採取的Action&Next step

c.老闆講的話、交待的事情務必要紀錄

d.會議記錄內容盡量2頁以內，我都是做成表格，可以一目了然清清楚楚

  項目可以分成:Key Topic/Discussion/Actions by whom/ Date

e.打完發出去之前，看每個老闆的習慣，我老闆都是要先寄給他檢查過才可以發～

   請自行揣測上意囉！

 btw頭幾次紀錄的時候可以請教看起來比較資深的同事，或是一些長得人很善良的同事，比較有安全感～

d.直接寄出你的會議記錄＆大家報告的簡報儲存的路徑就可以啦！

這樣忘記報告內容的人可以去那個路徑看大家的報告

忘記要做什麼的人，就看你的會議記錄唄～ 

 

以上

簡單先整理這一點點就落落長了

我要去吃飯先

希望可以讓需要偷吃步的人吃得很飽唷

 

敬待下回