《打造敏捷開發模式》第四章：什麼是看板
文/明道團隊
什麼是看板？
看板（Kanban）一詞在日語中意為「可視化標誌」或「卡片」，我們利用這種可視化框架來作為敏捷方法，它能夠清晰的向項目成員展示整個項目進度（要做什麼／什麼時候做／做多少）。我們會建議你當需要對系統進行小幅度改動的時候，可以採用看板方法來輕量化解決這個問題，因為看板本身並不需要額外去制定流程（所以我們可以在任何工作流上加看板）。
看板的靈感來源於豐田生產系統和精益生產。在20世紀40年代，豐田工程師Taiichi Ohno從超市庫存管理的動態平衡中受到啟迪並藉此建立對應的模型來改進其工程的工作流。當貨架空了，倉管就會第一時間去補貨和進貨，這樣能夠隨時滿足客戶的需求，同時不至於有過多的庫存積壓。因為始終保持供需平衡，因此也提高了庫存管理的效率。
這些想法時至今日依然適用於軟體團隊和IT項目。在這種情況下，開發中工作（WIP）代替庫存，只有看板上空了以後才能加入新工作。看板很好的將WIP數量與團隊能力結合，從而達到生產過程中的動態平衡，提高了工作的靈活性、透明度和產出質量。
關於看板圖
看板圖是我們在項目中實施看板的常見工具，傳統上，我們用一塊白板和看板卡（便利貼或者白紙+磁鐵）就能當看板圖用了，便利貼代表著不同的工作。當然近年來項目管理軟體工具已經能夠在線創建看板了。
無論用哪種形式來創建看板圖，看板都會有一個原則：劃分為不同列來代表其工作狀態。比如最為常見的，一般分三列：代辦、進行中、已完成。軟體開發項目的分列可能包括代辦、準備階段、研發、測試、審批和已完成。
我們用看板卡（如便利貼）來代表工作，每張卡都會根據當前的狀態放在所屬列中。看板卡能夠一目了然地溝通當前狀態。當然我們可以用不同顏色的看板卡來做區分。例如，綠色可以代表功能，橙色代表任務。
看板的優勢
首先看板圖很容易理解和學習，其次能夠改善工作流程，最終縮短整個周期。看板的可視化特性在實施敏捷時提供了天然優勢。
看板的優勢包括：
- 增加靈活性：看板是動態模型，沒有固定的階段周期，能夠隨著新信息的進入重新評估優先順序。
- 減少浪費：只生產可需要的產品，絕不超出客戶的需求，確保團隊不花時間做不需要的工作或做錯誤的工作。
- 易於理解：看板圖的可視化特性讓看板這一方便變得簡單易懂。團隊不需要去學習全新的一種方法，同時看板又能基於其他方法上同步進行。
- 改善交付流程：看板團隊優化了工作流程。像持續交付（CD）一樣，看板專註於及時交付的質量，和定期交付的節奏。
- 最大限度縮短周期時間：周期時間是指團隊完成工作進入下一步的所需時間。在看板項目中，整個團隊要確保每張看板卡上的內容迅速順利地進行。
看板的劣勢
看板的誤用或使用不當讓看板存在不少劣勢。過時、過於複雜的看板圖將會導致很多溝通問題。
以下是關於看板的劣勢：
- 過時的看板圖可能導致問題：團隊需要及時更新看板圖，否則將會造成信息不對稱。一旦完成過時看板圖的工作，可能導致走上歪路，很難回到正軌。
- 團隊讓看板變的太複雜：看板應該清晰易讀，但有些團隊成員可能會把他們學到的看板「新技巧」拿來應用，結果這些小花招反而掩蓋了看板上的重要信息。
- 缺乏時間範圍：大家不滿看板最多的一點在於根本不知道什麼時候能完成。看板上的列僅寫著當前狀態（進行中，已完成），但每個階段沒有明確的時間限制，因此我們也就不知道要多久才能進入下一個代辦事項。
看板的核心實踐和原則
每個看板項目都應遵循以下核心原則：
- 可視化工作流程：流程可視化讓我們能夠清晰了解整體情況和各項進度。我們可以儘早發現其中問題並及時進行改進。
- 限制工作進度（WIP）：WIP將確定看板圖上每列的最大、最小工作量。通過對WIP進行限制，我們能夠根據自己的意願來調整速度、靈活度，提升解決高優先順序需求的效率。
- 管理和改進流程：我們需要對看板圖上的流程進行定期監控和總結改進。理想情況下，我們想要得到流暢高效的工作流，這表明團隊正在快速創造價值。
- 制定明確的執行策略：為了防止在進行看板時發生協作變化，因此我們需要有明確的執行策略。每位成員都需要了解如何完成任務和「完成」的真正含義。
- 持續改進：看板方法鼓勵持續性的小幅度改進。一旦看板系統到位，該團隊將能夠識別和理解問題並提出改進建議。團隊通過回顧總結工作流和測量周期時間來評估其有效性，提高產出質量。
關於看板Q&A
問：當沒有Scrum Master時，我們該如何開會？
即使沒有Scrum Master，它通常也不是一個大問題。 由某位成員召集大家一起開會，保持會議正常進行即可。
看板圖要在開會期間幫助大家聚焦問題。在會議期間，我們需要通過看板圖找到自上次開會以後依然沒有移動的看板卡。我們需要關心的是在處理這張看板卡上的任務時是否遇到了難以處理的問題和挑戰。
有時我們可以嘗試邀請任務參與者進行一次改善會議（Kaizen Meeting）。每個人討論遇到的問題和挑戰，以及如何更有效地完成工作。然後，整個小組討論這些問題的解決方案。
Kaizen還可以包括一個kaizen調解人，他需要鼓勵團隊公開討論關鍵問題。
問：看板如何滿足管理層對可預見交付的期望？
用看板實施敏捷，所有任務在某種程度上是可預測。雖然沒有明確的時間限制或計劃安排，一旦當團隊優化完工作流程，並且可以知道特定任務需要多長時間，那麼整個項目的交期就在一定程度上具有可預測性了。
問：如何在時間截點前使用看板？
有幾種不同的方式可以處理看板中快到期的任務。您可以簡單地在看板卡上寫上截止日期，當然這些時間截點只是更多地起提醒作用，而不是嚴格的交付日期（在看板中，我們不能一味追求時間截點而忽視產品質量）。
另外一種方式時我們可以在快到時間截點時來改變自己和團隊，但其實我們並不需要操心這個，看板的存在就是確保所有任務儘快完成，因此截止日期並不是那麼有意義。
問：除了軟體開發之外，看板還可以用於其他項目嗎？
是的，看板的目的是改善過程結果，減少生產時間，幾乎可以用於任何行業的工作流程。例如，在遊戲開發行業，看板有助於縮短視頻處理時間並減少浪費。在金融領域，看板可以快速識別瓶頸並加快上市速度。
問：WIP是否受資源合理性影響？
是的。在設置WIP限制時，我們需要知道團隊中有多少人，以及希望他們能同時處理多少個任務。
問：如何判斷WIP限制是否使用正確？
WIP的使用並沒有非常準確的公式可以套用。在WIP使用初期犯錯是很正常的，我們只需在項目進行時對其進行跟蹤考察和調整。項目初期，我們建議資源配比盡量達到1.5（即任務數：人數），但這僅是項目初期，我們要時常重新評估這一數值並在關鍵時刻作出合理調整。
推薦內容《打造敏捷開發模式》第一章：什麼是敏捷
《打造敏捷開發模式》第二章：什麼是Scrum
《打造敏捷開發模式》第三章：什麼是瀑布開發
文章來源：smartsheet
由明道團隊編譯、整理
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