數據透視表的威力雖然很強大，但使用前提是數據源要規範，否則會給後期創建和使用數據透視錶帶來層層障礙，甚至無法創建數據透視表。

很多新人由於不懂如何規範數據源，而被阻礙在數據透視表的大門外，此文章幫助大家了解規範數據源的幾點要求，以及如何修正不規範的數據源。

學透徹數據透視表教程推薦：344課時Office2016系統學習視頻專業教程-強烈推薦！

一、不能包含多層表頭，或記錄中多次插入標題行。

很多人由於工作的需要，在做表處理數據時需要加多層表頭，例如工資表，表格的第一行和第二行都是表頭信息，這類報表在創建數據透視表之前需要將雙層表頭合併為一行。

另外還有一種情況是：數據行之間添加多個標題行……目的是讓報表在查看過程中隨時能夠查看標題行，並且在列印時每頁都可以列印標題行，這麼乾的人還真不少…… 其實想要隨時查看頂端標題行，凍結窗格即可。方法：【視圖】-【凍結窗格】-【凍結首行】。取消凍結：【視圖】-【凍結窗格】-【取消凍結窗格】。

1. 二、數據記錄中不能帶空行。請看下圖，連續的報表數據被空行隔開。

   這樣的報表無法直接使用Excel的分類匯總功能和數據透視表功能。

   下面給出批量刪除空行的辦法。方法：1、選定數據源中的一列。2、【數據】-【篩選】-單擊選定列標題下的下拉箭頭，選擇【空行】。3、選定空行，並且刪除。4、單擊選定列標題下的下拉箭頭，選擇【全選】即可。

1. 三、原始記錄不能和行計算混雜。

   請看下圖：此報表為典型的原始數據和行計算混雜，就無法使用Excel數據透視表匯總，而且當數據源更新時，工作強度大，還容易出錯。處理辦法：刪除「小計」行。（方法同刪除「空行」一樣）

1. 四、數據源中的文本型數字要轉換為數值。 工作中很多系統導出的數據都是文本型數字，這樣的數據源會導致數據透視表按默認進行計數統計，而不是求和統計，後期處理會很麻煩。 其實，只要掌握一點技巧，可以快捷的修複數據源。有同學可能要問了，我怎麼知道數據源的類型是不是我們需要的數值型，其實打開數據源的時候如果發現「小綠帽」，那肯定就不是我們需要的數據類型了。記住：「小綠帽」、「小綠帽」、「小綠帽」……重要的事情說三遍。

   方法：

   1、在任意空白單元格複製。2、選定數據源中需要修正的部分。3、點擊黃色感嘆號下的【轉換為數字】即可。

五、數據源中不能包含重複記錄。請看下圖：當數據源中包含重複值時，我們需要先批量刪除重複值，然後再進行數據透視。

當判定重複的條件不止一個時，手動刪除起來非常的麻煩，用如下方法，可以幾秒內完成多個條件的重複判斷並批量刪除重複數據，一勞永逸。

方法:1、選定數據源。2、【數據】-【刪除重複值】，選定篩選欄位，【確定】即可。

1. 六、規範日期。

   不規範的日期數據給工作帶來很多困擾，比如無法正確排序，無法正確的提取年月日信息等。

   方法：1、選定日期所在列。2、【數據】-【分列】-【下一步】-【下一步】-在數據列格式中選擇【日期】-【完成】。

1. 七、不要包含合併單元格。工作中帶合併單元格的報表隨處可見。如下圖：類似的報表數據難以直接用數據透視表，連函數計算都受限

   快速修正的方法是：

   1、選定合併單元格。2、單擊【合併後居中】。3、快捷鍵F5打開定位對話框，選擇【定位條件】中的【空值】，單擊【確定】。4、輸入公式：=A2。5、Ctrl+Enter填充。

1. 八、數值和單位不能同時放在一個單元格。如下圖，暨包括數值又包括單位，導致Excel無法直接求和。處理方法：1、在F2單元格輸入公式：=LEFT(E2,2*LEN(E2)-LENB(E2))。2、在G2單元格輸入公式：=SUBSTITUTE(E2,F2,)。

九、列欄位不要重複，名稱要唯一。

當表中多列數據使用同一個名稱時，會造成數據透視表的欄位混淆，後期無法分辨數據屬性，所以各列欄位名稱要保持唯一，不能重複。

十、能放在一個工作表中的數據，不要分散放到多個工作表中。只要看標題就知道是什麼意思，不要過多的解釋。萬一有分散的情況，該如何處理呢？方法：1、打開當前的工作表。2、【數據】-【新建查詢】-【從文件】-【從工作簿】。3、選擇存儲數據的工作簿，【打開】。4、在【導航器】對話框中選擇勾選【選擇多項】，在【顯示選項】中選擇需要編輯的表格，並單擊【編輯】。5、在彈出的【查詢編輯器】對話框中單擊【追加查詢】，選擇【三個或更多表】，將相應的表格【添加】到【要追加的表】。6、【確定】。7、單擊【關閉並上載】。這樣，位於不同工作表中的數據，瞬間已經合併完成啦。

推薦閱讀：

相关文章