我的個人公眾號「蔡振原」已經改名為「Effork」，文章首發在公眾號「Effork」，歡迎搜索公眾號名稱「Effork」關注！

你是否會看著電腦上滿屏的文件突犯密集恐懼症？你是否會花半個小時在桌面苦苦尋找一份資料而不得？就像這樣????

△ 一不小心就亂糟糟的桌面

以上問題產生的根源在於：我們缺乏對文件進行管理的意識和思維。

那麼，如何給文件起一個方便檢索的好名字，對其進行正確的分類管理呢？今天這篇文章就帶大家 Pick 一下全網最好用的「文件命名管理大法」。

SECTION 1 大類目錄構建

① Windows 與 macOS

Windows 和 macOS 兩個系統的大類目錄是有所區別的。

Windows 系統：有分區，C 盤通常作為系統盤使用。用戶一般選擇 D、E 盤建立大類目錄。

macOS 系統：沒有磁碟分區，「訪達」內自帶可以直接使用的文件目錄：文稿、圖片、影片……

△ macOS 系統「訪達」邊欄文件目錄

在 Windows 的硬碟分區中，大類目錄也可以按照這個分類來，桌面和下載不需要另建，應用程序目錄下可以放常用軟體安裝包。

② 文件、文件夾樹狀結構

圖片、影片、音樂屬於媒體文件，管理比較簡單。特定職業人群（比如攝影與剪輯等）需求不同，不在討論範圍。

文件管理複雜的就屬「文稿」了。在文稿目錄下，一般會有工作、學習、個人資料、書籍、需同步文件（比如 OneDrive）和臨時文件等等子目錄。

在工作目錄下，有不同的項目；在學習目錄下，有不同的學期，學期下面有不同的課程；書籍目錄下又有設計與藝術、攝影等話題。

?? 工作

?? 2018-05 成都**項目_短期 ?? 2018-12 北京**項目_中長期?? 學習 ?? 2017-2018 本科四年級 ?? 2018-2019 碩士一年級?? 書籍 ?? 設計與藝術

?? 攝影

這樣下來，就會形成一個樹狀結構的文件夾系統。我們需要按照自己的實際情況來合理安排這個樹狀結構，讓它符合分類邏輯和個人記憶習慣。

③ 文件目錄提前預想

在構建大類目錄的時候，建議對之後兩三年會發生的事情，項目，產生的文件做一個預想，思考不限於以下這些問題：

※ 該如何分大類？

※ 哪些目錄下將會有比較多的子目錄和文件？

※ 哪些目錄需要較大的空間？

※ ……

而且越是時間跨度大、文件數量類型多的項目，越要提前設想文件目錄系統，不然到了項目後期會很難受。

另外，很多讀者有使用外設硬碟備份文件的習慣，如果不是自動備份的話，建議採用一致的分類依據和命名習慣，這也是一個非常提升效率的小技巧。

SECTION 2 小目錄下的標籤命名法

利用「標籤命名法」在命名的時候需要多花幾秒鐘，但是從後期收益來看，這幾秒鐘對於管理好文件、提升效率是極為有幫助的。

① 更改瀏覽器下載選項

需注意的小事項：從瀏覽器上下載文件的時候，不要設置為自動命名和路徑選擇。

以谷歌的 Chrome 瀏覽器為例，在設置的高級選項中，將「下載前詢問每個文件的保存位置」這個選項勾選上。這樣，每下載一個文件都可以先對其路徑和名稱進行修改，確保它出現在正確的位置。

△ Chrome 瀏覽器設置文件下載保存選項

一般的文件和文件夾的默認排序依據都是名稱，文件名稱的主體內容命名依據具體事項進行描述，比如：

?? 在天安門的照片

?? 蔡振原的作品集

?? 中美貿易戰_人民網

以下是文件和文件夾命名的常用標籤類型，運用好以下標籤可以明確定義、高效管理文件系統，親測有效。

② 時間標籤與數字標籤

在名稱排序依據中，阿拉伯數字是按照大小排序的。（注意中文數字一、二、三……並不是按照大小而是拼音）

所以，一些有較強時間順序性的項目就可以採用時間標籤。

比如相機拍攝的照片，我們就可以按照拍攝的時間和拍攝內容來管理，頻率不高精確到月，頻率高則精確到日。舉個例子：

?? 相機拍攝的照片

?? 2018-05 在慕尼黑的照片 ?? 2018-06 在北京和朋友們的畢業照 ?? 2018-12 和朋友們在武漢

數字標籤往往和其他標籤結合使用，來確保文件在文件夾中的順序，形成不同目錄下的相似構成，比如製作演示文稿。

在製作演示文稿的時候，經常會有以下活動：搜集參考資料、找合適的圖片、處理一些數據、寫文字稿 / 製作思維導圖、做 PPT……

當演示文稿頁數比較多的時候，這些活動就可以按照順序排列開來，結合後面要說的文件類型標籤對文件目錄進行命名管理。

③ 文件類型與版本標籤

文件類型經常會用到的是文本文件、數據文件、圖片文件、演示文件、媒體文件……不同人因為工作性質會有所差別。

以製作演示文稿為例，結合數字標籤和文件類型標籤可以講這項工作產生的文件梳理成以下目錄：

?? 期末展示-中美貿易戰：一與二的博弈

?? 1 _Mindmap ?? 2_image ?? 3_docx

?? 4_data（xlsx）

?? 5_pptx ?? 6_Reference

版本標籤同樣要結合數字，建議在日常工作中多用版本標籤。

平時工作產生的文件不要一個文件編輯到底，一般小體積的文稿保存 4-5 個版本是很正常而且有必要的。

當文件內容比較多的時候，就更需要使用版本標籤了，而且一個數字往往還不夠。比如寫畢業論文，一般都會產生如下文件目錄：

?? 本科畢業論文

?? docx ?? 計算機輔助造型_V1.0.docx ?? 計算機輔助造型_V1.1.docx ?? ……

?? 計算機輔助造型_V3.1.docx

另一種特殊情況：軟體不穩定，沒有自動保存，隨時可能崩掉，比如 Alias 這個軟體。這個時候隨時保存文件，並且使用文件版本標籤對其進行命名是很好的解決辦法。

④ 作者與關鍵修改描述標籤

這兩種標籤在團隊協作時用得很多。作者署名標籤（比如我名字的簡寫 zycai）在自己的電腦上是很少用的，主要用於共享的團隊協作文件。

關鍵修改描述標籤：是指對一些迭代過程中產生的關鍵文件做一個描述性標記，為了之後查找方便。

比如在上面的論文迭代過程中，產生了一個格式整體調整的版本比較關鍵，這個時候可以在後面添加一個「_調整格式」標籤，最終提交或完整的版本可以添加一個「_Final」標籤。

⑤ 命名規範

命名規範主要是方便自己記憶和管理，沒有一成不變的規定。大致規範可以從上面給出的幾個例子中看一個大概，下面是一些供參考的命名習慣：

① 時間標籤年月日用短橫線「-」連接

② 標籤之間用下劃線「_」連接

③ 時間和數字標籤在主體名稱前

④ 署名、版本、描述標籤依次在後

⑤ 特定文件優先使用全英文路徑

SECTION 3 文件管理

① 形成自己的「文件工作流」

所謂「文件工作流」，是指在完成一個短期項目（比如寫個小論文）期間，文件從誕生到最終歸屬的過程。

文件工作流主要有兩種：

① 以桌面為「中轉站」：先下載、新建在桌面，分好類和目錄，命好名。

② 一步到位型：即文件直接下載、新建在正確的目錄下，不經過桌面。

很多讀者可能採用了第一種形式，但是沒有養成及時將桌面文件再次歸檔的習慣，以至於桌面變成「終點站」。

我個人習慣使用後者，尤其是比較熟悉的工作，對文件預計產生類型、數量都比較清楚，直接一步到位沒什麼大問題。

② 文件查找

如果很好地使用了一個正確的文件目錄和命名方法，基本上是很少需要查找文件的，但也還是會有一些特殊情況。

macOS 系統：直接使用快捷鍵「Command + 空格」可以調出「聚焦搜索」，輸入搜索關鍵詞可以進行全局搜索。

△ 在 macOS 上使用「聚焦搜索」

Windows 系統：需要安裝一個小工具——Everything。這個小應用安裝使用很簡單，也能實現對文件名稱的全局搜索。

Everything 下載地址

voidtools.com/downloads

個人使用 Everything 頻率幾乎為零。換句話說，基於一個正確的分類和命名方法，一般是不會忘記文件存儲路徑的。

當我們需要高頻（一周兩三次）進行文件查找的時候，需要回過頭來想一想自己的命名管理方法是不是存在問題。

③ 文件刪減、封存與備份

電腦里的文件只會越來越多，不過不少於一年之前的文件打開頻率就非常低了。當磁碟空間緊張的時候，需要對以前的文件進行刪減、封存與備份工作。

基於一個好的命名管理系統，這項工作能完成的快而好，迭代文件大多保留關鍵版本和最終版本即可，然後將文件打包。

如果實在不想佔用現有空間，可以將文件同時轉至雲端和外接硬碟。之所以建議另外在雲端備份，是因為外接硬碟不一定靠譜——這是親身經歷過的血與淚的教訓。

附：本文寫作框架圖

結束語

文件命名與管理是一項不起眼卻又著實有效的「騷操作」，新年的第一篇文章便將這套方法整理出來，希望有所幫助！

最後，歡迎關注公眾號「Effork」，讓工作高效而優雅


推薦閱讀：
相关文章